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6 Sep 2017

Anschriftenverwaltung in Lexware Verkaufsaufträgen

Anschriftenverwaltung in Lexware Verkaufsaufträgen

Grundsätzliches

Mit der Version 2017 wurde in Lexware warenwirtschaft pro / premium bzw. handwerk premium die Anschriftenverwaltung und -verfügbarkeit in Aufträgen komplett überarbeitet. Persönlich hatten wir das schon bei Lexware vor Ort 2016 angekündigt. Wir zeigen Ihnen hier, was es Neues gibt und was Sie beachten sollten. Besten Dank auch für die Infos zu diesem Thema von www.lexware.de

Hier einige Anwendungsbeispiele

  • Verwenden Sie für jede beliebige Auftragsart jede verfügbare Anschrift, die im Kundenstamm hinterlegt ist.
  • Geben Sie im Angebot jede beliebige Lieferanschrift an.
  • Geben Sie im Lieferschein jede beliebige Rechnungsanschrift an.
  • Geben Sie freie Anschriften an, die nicht im Kundenstamm hinterlegt sind.
  • Hinterlegen Sie Anschriften zu einzelnen Vorgängen.

Wichtig: Die neue Anschriftenverwaltung gilt vorerst nur für die Verkaufsseite, also leider nicht auf der Lieferantenseite.

Vorgehensweise

Voraussetzung ist, dass Sie einen Kunden mit mindestens einer Anschrift in Ihren Stammdaten haben. Wir zeigen Ihnen die Vorgehensweise anhand einer Belegneuerfassung:

Erfassen Sie einen neuen Verkaufsauftrag, z. B. über die Schaltfläche ‚Neuer Auftrag – Verkaufs-Auftrag neu anlegen‘. Die Auftragsart spielt für das Beispiel keine Rolle.
Wählen Sie ‚Angebot‘.

Sie haben nun folgende Möglichkeiten der Adressauswahl:

Wenn Sie den Auftrag nicht aus der Kundenübersicht erstellen, klicken Sie zunächst auf eines der Lupensymbole, um einen Kunden auszuwählen.

Zuerst wird die Hauptanschrift aus der Kundenliste in den Auftrag übernommen.
Sobald Sie einen Kunden in den Auftrag übernommen haben, wird die Schaltfläche ‚Anschriften‘ im Auftragsassistenten aktiv:

Sie können das Angebot wie bisher weiter bearbeiten, später weiterführen und in den Folgeaufträgen, z. B. einem Lieferschein, eine Lieferadresse auswählen.
Mit der neuen Anschriftenverwaltung haben Sie jedoch ab jetzt wesentlich mehr Möglichkeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche ‚Anschriften‘. Es öffnet sich das Dialogfenster zur Anschriftenauswahl:

Auswahl der Anschrift


Wenden wir uns zunächst dem Reiter ‚Auswahl der Anschrift‘ zu. Hier können Sie jede beliebige Anschrift für Ihren Auftrag auswählen, die Sie im Kundenstamm zu diesem Kunden hinterlegt haben. Die Anschriften sind nicht mehr an bestimmte Auftragsarten gebunden.

Mit Klick auf die Schaltfläche ‚Übernehmen‘ wird die selektierte Anschrift in den Auftrag übernommen.

Hinweis: Wenn Sie mit diesem Reiter arbeiten, folgt die Anschriftenvergabe der bekannten Logik. Wenn Sie also ein Angebot zu einem Lieferschein weiterführen, wird im Lieferschein automatisch die Hauptlieferanschrift gewählt. Wie Sie diese Automatik umgehen können, lesen Sie im Folgenden.

Anschrift zu Vorgang hinterlegen

Ein Vorgang besteht aus mehreren Aufträgen, die ineinander weitergeführt werden. Mit dieser Funktion kann man zu Beginn festlegen, welche Anschrift für welche Auftragsart im Vorgang benutzt werden soll.
Mit der folgenden Abbildung wird das Ganze etwas anschaulicher:

In der Regel wird dieser Reiter verwendet, wenn man von den Standardvorgaben abweichen möchte.

Anschrift 1:

  • Ist die aktuelle Anschrift im vorliegenden Beleg / Auftrag.
  • Im Auswahlkasten rechts definieren Sie, in welchen weiteren Auftragsarten diese Anschrift per Weiterführen verwendet werden soll.
  • Über das Lupensymbol können Sie eine der im Kunden hinterlegten Anschriften auswählen.

Anschrift 2:

  • Ist die abweichende Anschrift für alle Auftragsarten per Weiterführen, die rechts im Kasten ausgewählt wurden.
  • Über das Lupensymbol können Sie eine der im Kunden hinterlegten Anschriften auswählen.
  • Sie können auch eine Anschrift „frei“ manuell eintippen. Diese wird dann für alle Auftragsarten benutzt, die im Kasten rechts ausgewählt sind, und NICHT in die Kundenstammdaten übernommen.

Nützliche Hinweise:

  • Übernahme von Aufträgen über den Bereich ‚eCommerce‘
    hier sind verschiedene Einstellungen in den sogenannten xml Dateien zu prüfen. Grundsätzlich können auch zwei Anschriften aus dem Webshop übernommen werden.
  • Programmierte Formularrahmen:
    Benutzer von eigens programmierten Formularrahmen – i. d. R. Endung *.umb – müssen Ihre Dateien anpassen bzw. anpassen lassen, wenn Sie alle Vorzüge der Anschriftenverwaltung nutzen möchten. Achtung diese eigenen Formulare werden von Lexware nicht geändert! Dies ist ja auch nicht von Ihnen gewollt! Am besten, Sie wählen dazu einen aktuellen Standard-Formularrahmen und fügen hier Ihre Anpassungen / Änderungen erneut im Skriptcode ein. Tipp:Wenn Sie selber Formularrahmen programmieren oder programmieren lassen, sollten Sie Ihre Dateien nach jedem großen Update auf Aktualität prüfen.
  • Änderung der Vorgangsanschriften:
    Die Anschriften, die zu einem Vorgang hinterlegt sind, lassen sich während der Bearbeitung im Auftragsassistenten beliebig ändern. Sie können sowohl die Anschriften für den Vorgang generell ändern, als auch nur für den geöffneten Auftrag, aus dem Sie die Schaltfläche ‚Anschriften‘ geklickt haben. Voraussetzung ist natürlich, dass die gewünschten Aufträge noch editierbar (also nicht weitergeführt) sind.

Weitere Informationen erhalten Sie hier:

Lexware Warenwirtschaft

Haben Sie Fragen zum Umgang und Einrichtung, können wir Ihnen gerne behilflich sein.

Mit besten Grüßen

Alexander Dilly

Erfolgsbüro
Lexware Gold Partner / Cobra Sales Partner
Zülpicher Str. 305
50937 Köln

Lexware_Gold

Telefon 0221 / 941 888 2
Telefax 0221 / 941 888 3

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