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5 Sep 2017

Elektronische Dokumenten Archivierung und Digitalisierung

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Elektronische Dokumenten Archivierung und Digitalisierung

Was muss rechtssicher aufbewahrt werden?

Grundlagen

Das unsere Welt immer digitaler wird, daran haben wir uns schon seit vielen Jahren gewöhnt, immer weniger geschäftliche Schreiben erhalten wir via Post und die gedruckten Belege und Rechnungen werden bei uns schon lange eingescannt.

Die Fragen entstehen zu der rechtssicheren und revisionssicheren Aufbewahrung dieser elektronischen Dokumente, hierzu gibt es in Wikipedia einen umfangreichen Eintrag. Zusammengefasst bedeutet Revisionssicherheit, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

Lesen Sie hierzu auch bei Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

Weiterführende Information hält auch diese Seite bereit:

https://www.gsd-software.com/de/Themen/Dokumentenarchivierung/

Man spricht von revisionssicherer Archivierung, wenn die Archivsystemlösung den Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung und den GoBS an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt. Das HGB und die Abgabenordnung (AO) geben hier die Grundlagen für die Speicherung vor, unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder elektronischen Systemen:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit
  • Ursprünglicher Originalzustand

Gut zu wissen:

Seit Einführung der GoBD-Richtlinien und Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 müssen Dokumente und Belege in Unternehmen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet: Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit sowie stringente Aufzeichnung und Aufbewahrung.

Speichermedien wie eine Festplatte oder ein USB-Stick können z. B. das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. nicht dokumentieren. Das verstößt gegen die Vorschriften.

Auch ein Ausdruck allein reicht nicht mehr. Denn in den meisten Fällen werden Rechnungen oder andere relevante Dokumente am PC (z. B. in Word oder Excel) erstellt bzw. Dokumente wie Rechnungen elektronisch empfangen (z.B. als pdf). Laut den GoBD Richtlinien müssen genau diese elektronischen Ursprungsdateien archiviert werden. Unter diesen Umständen ist die Papierablage nicht GoBD-konform.

Daher muss ein Archivierungssystem folgende Anforderungen erfüllen:

  • medienunabhängig,
  • revisionssicher,
  • beweissicher und
  • ordnungsgemäß sein, das heißt den rechtlichen Vorgaben entsprechen,
  • hochverfügbar sein (Stichwort Ausfallsicherheit und Speicherung der Daten an mehreren Orten oder auf unterschiedlichen Medien),
  • mit Standardformaten arbeiten

Lexware Archivierung

Lexware hat daher eine Archivierungslösung auf dem Markt gebracht.

Damit können Sie jetzt Dokumente revisionssicher speichern. Dies ist eine Online-Lösung die Ihnen professionellen Schutz für Ihre Dokumente und maximalen Komfort ermöglicht.

  • Jedes Dokument wird in seinem ursprünglichen Zustand gespeichert.
  • Alle nachträglichen Bearbeitungsschritte werden protokolliert(z. B. Neuanlage, Änderung, Löschung).
  • Die Original-Datei kann jederzeit wiederhergestellt werden.
  • Beim Wechsel auf neue Systeme oder Medien bleiben alle Informationen erhalten.

In der Lexware Archivierung werden komfortabel alle Belege des Lexware Buchhalters und der Warenwirtschaft gespeichert, und auch eigene Ordner können hochgeladen werden –>

Über den Webbrowser finden und sehen Sie alle Dokumente wieder –>

Einfach und schnell Dokumente archivieren.

So funktioniert die intelligente Volltextsuche.

Automatische Protokollierung der Dokumenten-Historie.

Der Preis für diese innovative Lösung?

19,90 € mtl. (23,68 € inkl. MwSt.) inkl. 2 User, 5 GB Speicher (erweiterbar im Produkt).

Wenn man diese mit anderen Anbietern vergleicht, ist der Preis nach meinen Kenntnissen recht günstig. Das Produkt wird direkt bei Lexware bezogen und abgerechnet. Es besteht bisher (Stand 2017) keine Möglichkeit dieses über den Handel und Lexware Partner zu beziehen.

Weitere Informationen erhalten Sie hier:

https://shop.lexware.de/lexware-archivierung

Haben Sie Fragen zum Umgang und Einrichtung des Systems, können wir Ihnen gerne behilflich sein:

Mit besten Grüßen

Alexander Dilly

Erfolgsbüro
Lexware Gold Partner / Cobra Sales Partner
Zülpicher Str. 305
50937 Köln

Lexware_Gold

Telefon 0221 / 941 888 2
Telefax 0221 / 941 888 3

E-Mail info@erfolgsbuero.de
Internet www.erfolgsbuero.de
Umsatzsteuer-ID-Nr. DE 243 137 140

 

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