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27 Okt 2019

Betriebsprüfung

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Eine Betriebsprüfung ist eine Außenprüfung durch das Finanzamt beim Unternehmer. Sie dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der Verhältnisse eines Steuerpflichtigen, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen. Durch sie erfolgt eine Gesamtprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte – und zwar nicht im jeweiligen Finanzamt, sondern beim Unternehmer vor Ort.

Ich gebe hier in meinem Blog Sachverhalte und Tipps der Haufe-Lexware Gruppe wieder.

Wenn der Prüfer des Finanzamts seinen Besuch für eine Betriebsprüfung anmeldet, wird fast jeder Unternehmer nervös. Mit einer gezielten Vorbereitung und etwas Detailwissen können Sie der Betriebsprüfung des Finanzamts aber in aller Regel gelassen entgegensehen – und das Ergebnis sogar zu Ihrem Vorteil beeinflussen.

In der Abgabenordnung (AO) findet der Begriff Außenprüfung, in der Betriebsprüfungsordnung (BpO) nach wie vor der Begriff Betriebsprüfung Verwendung. Die Außenprüfung ist der umfassendere Begriff und erfasst die Allgemeinen Außenprüfungen und die Besonderen Außenprüfungen.

Die steuerliche Außenprüfung dient in besonderem Maße dem Grundsatz der Gleichmäßigkeit der Besteuerung und trägt dazu bei, unzulässige Wettbewerbsvorteile zu verhindern.

Darüber hinaus wird durch das bloße Vorhandensein des Rechtsinstituts der Außenprüfung auch eine präventive Wirkung erzielt.

Die für den Steuerpflichtigen konkret bestehende Möglichkeit, zur Außenprüfung herangezogen zu werden, wird ihn in aller Regel veranlassen, seinen steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Eine Außenprüfung kann sich grundsätzlich auf alle Steuerarten erstrecken, die für die unternehmerischen Zwecke des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können.

Phasen der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung des Finanzamts kann in 3 verschiedene Phasen unterteilt werden. In jeder dieser Phasen haben Sie besondere Rechte und Pflichten.

Phase 1: Prüfer meldet sich an Bis zum Eingehen der Prüfungsanordnung können Sie noch Selbstanzeige einreichen. Bis zum Start sollten Sie die Unterlagen auf Vordermann bringen. Gegen einzelne Regelungen in der Prüfungsanordnung (Beginn der Betriebsprüfung, Prüfungsort) können Sie vorgehen.
Phase 2: Prüfung läuft Legen Sie fest, wer Auskünfte erteilen darf. Liefern Sie die geforderten Unterlagen zeitnah. Lassen Sie sich die Feststellungen schriftlich mitteilen.
Phase 3: Schlussbesprechung Fordern Sie eine Schlussbesprechung und versuchen Sie, im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden. Eventuelle Steuernachzahlungen sind verhandelbar.

Betriebsprüfer kündigt seinen Besuch an

Bevor der Betriebsprüfer des Finanzamts Ihnen eine offizielle Prüfungsanordnung per Post zuschickt, wird er erst einmal bei Ihnen anrufen, Termine absprechen und Ihnen mitteilen, wo geprüft werden soll. Sehen Sie sich hierzu auch unsere Checklistean. Falls Sie dem Finanzamt etwas verschwiegen hatten, können Sie in dieser Zeit – also zwischen diesem Telefonat, bei dem die Betriebsprüfung angekündigt wird, und der schriftlichen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung – eine Selbstanzeige beim Finanzamt einreichen.

Vorteil der Selbstanzeige: Sie zahlen die Steuern und gegebenenfalls einen Zuschlag nach, bleiben dafür aber straffrei.

Damit das Finanzamt bei einer Selbstanzeige Straffreiheit gewährt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Sie sollten daher unbedingt einen Steuerberater einschalten. Andernfalls droht wegen formaler Fehler der Verlust der Straffreiheit.

In der Prüfungsanordnung wird neben dem Prüfungszeitraum (meist drei Jahre) auch der Beginn der Betriebsprüfung und der Ort festgelegt, an dem der Prüfer die Buchhaltungsunterlagen während der Betriebsprüfung unter die Lupe nimmt. Sind Sie mit einzelnen Punkten der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie Einspruch einlegen. Dabei sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Legen Sie nicht sofort Einspruch ein. Das vergiftet die Stimmung bereits im Vorfeld und dürfte zu einer sehr strengen, kleinlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt führen. Erklären Sie dem Prüfer Ihre Gründe.
  • Bitten Sie schriftlich um Verschiebung des Termins für die Betriebsprüfung. Begründen Sie diese Bitte (Urlaub des Buchhalters oder des Steuerberaters, Großauftrag muss abgewickelt werden etc.).
  • Haben Sie in der Firma keinen Arbeitsplatz für den Prüfer, kann die Betriebsprüfung auch beim Steuerberater oder im Finanzamt stattfinden. Auch hier sollte der Antrag auf Änderung des Prüfungsorts schriftlich begründet werden.

Für den in der Prüfungsanordnung festgelegten Prüfungszeitraum sollten Sie vor dem Erscheinen des Betriebsprüfers die Buchhaltungsunterlagen so sortieren, dass der Prüfer angeforderte Rechnungen, Verträge oder andere steuerliche Unterlagen schnell erhalten kann. Der Grund: Finden Sie die angeforderten Unterlagen gar nicht oder nicht zeitnah, hat das für Sie eventuell folgende Konsequenzen:

  • Der Prüfer kürzt den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
  • Der Prüfer schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz bestimmte Beträge dazu.
  • Der Prüfer setzt ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 EUR fest. Nachteil: Sogar wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld unverändert bestehen.

Bevor sich der Betriebsprüfer an die Arbeit macht, sollten Sie die Ansprechpartner während der Betriebsprüfung bestimmen. Mögliche Ansprechpartner sind der Steuerberater, der Buchhalter und natürlich Sie als Unternehmer. Allen anderen Mitarbeitern sollten Sie einen „Maulkorb“ verpassen. Außerdem sollten Sie genau festlegen, welche Aufgaben der Steuerberater während der Betriebsprüfung übernehmen soll und welches Honorar er dafür erhält. Durch die Festlegung einer Honorar-Obergrenze lassen sich böse Überraschungen in Form überzogener Honorarforderungen vermeiden.

Verhalten während der Betriebsprüfung

Behandeln Sie den Prüfer während der Betriebsprüfung mit Respekt – wie einen Kunden auch. Bleiben Sie immer sachlich, auch wenn Sie wegen hoher Steuerzahlungen einen Groll auf das Finanzamt haben.

Zu Beginn der Betriebsprüfung sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater ein kurzes Einführungsgespräch führen. Die Anwesenheit des Steuerberaters ist empfehlenswert, weil dieser den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten kann. Ohne Anwesenheit des Steuerberaters drohen persönliche Fragen zu Urlaub, Hobbys oder zur Familie. Doch genau diese scheinbar unverfänglichen Fragen sind bereits Teil der Betriebsprüfung und können schlimmstenfalls gegen Sie verwendet werden (die Geschäftsreise war ein privater Urlaub, der teure Firmenwagen ist Ihr Hobby und Ihre Frau hat angesichts ihrer familiären Verpflichtungen gar keine Zeit, tatsächlich im Unternehmen mitzuarbeiten).

Während der eigentlichen Betriebsprüfung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

  • Nennen Sie dem Betriebsprüfer die ausgewählten Ansprechpartner.
  • Bitten Sie darum, dass alle Anfragen schriftlich gestellt werden.
  • Der Ansprechpartner (z. B. Buchhalter) sollte die Anfragen des Prüfers an den Steuerberater schicken und sich mit diesem abstimmen (worum es genau geht, welche Unterlagen vorzulegen sind etc.).
  • Die angeforderten Unterlagen sollten zügig vorgelegt werden. Lassen Sie den Prüfer zu lange warten, beschäftigt er sich vielleicht aus „Langeweile“ mit anderen Prüfungsfeldern – und entdeckt eventuell Unstimmigkeiten, auf die er sonst gar nicht gestoßen wäre. Am besten haben Sie Ihre Dokumente mit der Online-Lösung Lexware archivierung gesichert. Auf diese Weise nutzen Sie den Vorteil der systematischen Online-Ablage und können auf alle Daten jederzeit schnell zugreifen. Dann muss der Prüfer nicht lange warten. Mehr zu Lexware archivierung!

Wie und wann greift das Finanzamt im Rahmen der Prüfung auf Dokumente zu?

Das Gesetz sieht drei Möglichkeiten des Datenzugriffs vor: Z1, Z2 und Z3.

Beim Z1-Zugriff stellt das Unternehmen dem Steuerprüfer einen PC bzw. ein Terminal zum Datenzugriff auf die Firmendaten zur Verfügung. Der Steuerprüfer selbst greift dann auf Daten des Systems zu und nimmt gegebenenfalls den Datenexport selbst vor. Hier muss sichergestellt werden, dass der Zugriff nur auf das Archivsystem freigegeben wird; (Fehl-) Eingriffe in das Produktivsystem sollten ausgeschlossen werden.

Die abgeschwächte Form ist der Z2-Zugriff. Hier benennt die Firma einen Mitarbeiter, der die Datenanforderungen des Steuerprüfers umsetzt, Aufstellungen fertigt und die Exporte für ihn erledigt.

Beim Z3-Zugriff besorgt das Unternehmen den Datenexport auf einen separaten Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) und übergibt diesen dem Prüfer. Notwendig sind hier eine Datensatzbeschreibung (z. B. in einer „Index-xml“-Datei) und der Export in ein Datenformat, welches die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, s.o.) nicht einschränkt. Reine PDF-Formate sind hier in der Regel nicht ausreichend.

Abhängig von der Art der Prüfung ist der Zeitpunkt, zu welchen Sie die Daten parat haben müssen.

Führt das Finanzamt eine Gesamtprüfung (Betriebsprüfung = Außenprüfung), bzw. eine Spezialprüfung (Lohnsteueraußenprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung oder Betriebsnahe Veranlagung zur Klärung von Einzelsachverhalten) durch, ist eine Ankündigung dieser Maßnahme erforderlich. In der Regel haben Sie hier mindestens zwei Wochen Zeit, Daten und Unterlagen bereitzustellen.

Leider können Sie auch von einer Prüfung „überrascht“ werden. Umsatzsteuer- oder Kassennachschauen werden nicht angekündigt. Folgende Unterlagen müssen hier unmittelbar nach dem Erscheinen des Prüfers vorgelegt werden:

Prüfung Unterlagen
Umsatzsteuernachschau Import- / Exportbelege; USt-ID-Nummern der Geschäftspartner sowie deren Bestätigungen Eingangsrechnungen, Voranmeldungen, Buchungen, Verfahrensdokumentationen
Kassennachschau Datenexport der Kassendaten, Datenbeschreibungen, Steuerschlüssel, Programmierprotokolle, Verfahrensdokumentationen

Legen Sie möglichst vorher schon fest, wer Zugriff das System hat und wie im Falle Ihrer Abwesenheit zu verfahren ist. Auch eine Liste mit Telefonnummern (Verantwortliche, Steuerberater, Kassenaufsteller, Hotline) ist hier hilfreich.

Die Schlussbesprechung

Hat der Prüfer die Betriebsprüfung abgeschlossen, sollten Sie eine Schlussbesprechung beantragen. Das ist aus folgenden Gründen sinnvoll:

  • An der Schlussbesprechung muss auch der Vorgesetzte des Prüfers teilnehmen. Dieser ist häufig an einem schnellen Ende der Betriebsprüfung interessiert und deshalb Kompromissen gegenüber meist aufgeschlossener als der Prüfer.
  • In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen) neu aufgerollt und abschließend diskutiert.
  • In der Schlussbesprechung kann der Steuerberater seine Krallen zeigen und manche Feststellung mit gezielten Argumenten zu Fall bringen.

Zur Vorbereitung auf die Schlussbesprechung sollten Sie den Prüfer bitten, Ihnen seine Feststellungen schriftlich mit Fundstelle und mit Höhe der Steuernachzahlung mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung mitzuteilen. So haben Sie Zeit, sich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater vorzubereiten. Diese Zeit sollten Sie nutzen, um Argumente und Unterlagen bereitzustellen, mit denen Sie eventuell drohende Steuernachzahlungen mindern.

Verabreden Sie mit Ihrem Steuerberater eine Strategie für die Schlussbesprechung. Ein mögliches Vorgehen ist: Sie drohen in der Schlussbesprechung damit, gegen sämtliche strittigen Feststellungen mit einem Einspruch vorzugehen. Alternativ verzichten Sie auf einen Einspruch, wenn der Prüfer einen Teil der strittigen Feststellungen fallen lässt. Da der Prüfer nach Abschluss der Betriebsprüfung eigentlich keine Zeit mehr hat, Stellungnahmen zu schreiben und sich mit neuen Argumenten auseinanderzusetzen, wird er für einen Kompromiss ohne Einspruch aufgeschlossen sein.

Auch wenn Sie in der Schlussbesprechung mit dem Prüfer eine Einigung erzielt haben, sind Sie an diesen Handschlag nicht gebunden. Finden Sie nach Eingang der geänderten Steuerbescheide bisher verloren geglaubte Belege oder haben Sie Ihre Meinung geändert, können Sie Einspruch einlegen und den Fall neu aufrollen.

Für diese Informationen danke ich der Haufe-Lexware Gruppe. Weitere Informationen finden Sie auch unter:

https://www.lexware.de/artikel/lohnsteuer-aussenpruefung-darauf-sollten-sie-achten/
https://www.lexware.de/artikel/betriebspruefung-tricks-und-methoden-der-pruefer-teil-1/
https://www.lexware.de/artikel/anrufungsauskunft-sichere-antworten-auf-lohnsteuerfragen/
https://www.lexware.de/artikel/lohnsteuer-nachschau-das-sollten-unternehmer-wissen/

Mit besten Grüßen

Alexander Dilly

Erfolgsbüro
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