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11 Feb 2020

Datensicherheit und -verfügbarkeit bei der Kassenführung

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Kassennachschau

Das Thema Kassenführung nimmt aus steuerlicher Sicht immer mehr an Brisanz zu. Neue Vorgaben für elektronische Kassensysteme, die 2018 eingeführte Kassen-Nachschau sowie immer mehr Prüfer, die sich auf neue Techniken zur Kassenprüfung spezialisieren, machen Unternehmen mit Kassen den Steueralltag nicht leichter. Doch Unternehmer, die sich mit dem Thema Datensicherheit und -verfügbarkeit früh genug auseinandersetzen, stehen steuerlich in puncto Kassenführung auf der sicheren Seite.

Kassenführung: Ihre Pflichten in Hinblick auf Datensicherheit und -verfügbarkeit

Die Pflichten eines Unternehmers mit einer Kasse ergeben sich aus den Mindestanforderungen an das Kassensystem. Seit 2017 dürfen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen nur noch solche Kassen verwendet werden, die eine vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Denn das Finanzamt hat das Recht auf den digitalen Datenzugriff.

Kommt der Prüfer des Finanzamts zu der Erkenntnis, dass nicht alle steuerlichen Daten in der Kasse gespeichert wurden, führt dieser formelle Mangel dazu, dass die Kassenführung als nicht ordnungsmäßig eingestuft wird. Die Folge sind Zuschätzungen zu Gewinn und Umsatz und somit Steuernachzahlungen. Meist kommt hier dann auch noch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens wegen Steuerhinterziehung hinzu.

Es müssen außerdem Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, dass die Kassendaten bei Onlineanbindung nicht von Dritten eingesehen und manipuliert werden können.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ab 2020

In puncto Datensicherheit bei der Kassenführung müssen Unternehmer Ihren Blick auch bereits ins Jahr 2020 richten. Denn nach der Kassensicherungsverordnung gilt ab dem 1.1.2020, dass Unternehmer die Kassendaten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vor einer nachträglichen Manipulation schützen müssen. Diese technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen:

Sicherheitsmodul: Durch dieses Sicherheitsmodul wird gewährleistet, dass Eingaben bei Kassen von Anfang an protokolliert werden und im Nachhinein nicht unerkannt geändert werden können.

Speichermedium: Auf diesem Medium werden Einzelaufzeichnungen bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Einheitliche digitale Schnittstelle: Durch eine einheitliche digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Übertragung der Kassendaten im Rahmen von Steuerprüfungen gewährleistet werden.

Weiterführende Informationen hierzu gibt es auf der Webseite des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

In Ausnahmefällen kann die Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung auch erst ab 2023 gelten. Die Ausnahme gilt für Registrierkassen, die die Anforderungen der Kassenrichtlinie 2010 erfüllen und nach dem 25.11.2010 angeschafft wurden bzw. vor dem 1.1.2020 erworben werden, jedoch bauartbedingt nicht aufrüstbar sind.

Praxis-Tipp: Ein weiterer Blick in die Zukunft gilt der Kassen-Nachschau. Immer mehr Meldungen machen die Runde, wie viel Mehrsteuern in den einzelnen Bundesländern durch Kassen-Nachschauen festgesetzt werden konnten. Das führt dazu, dass die Finanzverwaltung die Anzahl der Kassenprüfer aufstocken und seine Überraschungsbesuche weiter ausdehnen wird.

Weitere wichtige Themen hier zu sind:

  • Tax Compliance in der Kassenführung
  • Tax Compliance und Betriebsprüfung
  • Verfahrensdokumentation

Lesen Sie hier zu den Themen weiter:

https://www.lexware.de/artikel/datensicherheit-und-verfuegbarkeit-bei-der-kassenfuehrung/

Mit besten Grüßen

Alexander Dilly

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