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23 Apr 2018

DSGVO Maßnahmenplan und Vorlagen

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DSGVO: Das müssen Kleinunternehmer jetzt tun

Wenn die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 ihre volle Wirkung entfaltet, wird es keine Übergangsfrist geben. Datenschutzrecht gilt zwar „nur“ für personenbezogene Daten, da dieser Begriff jedoch sehr weit ausgelegt wird, sollten Sie im Zweifel davon ausgehen, dass Daten Personenbezug aufweisen. Alle datenschutzrechtlichen Vorgaben müssen also spätestens zum 25. Mai umgesetzt sein – das gilt auch für Kleinunternehmer. Denn die DSGVO gilt grundsätzlich für alle Unternehmen jeder Branche, Größe, Gesellschaftsform, Umsatz- oder Beschäftigtenzahlen.

Ich habe Ihnen hier die neusten Infos von Haufe-Lexware zu diesem Thema zusammengestellt. Sobald es Neuerungen gibt werde ich diese gerne auch veröffentlichen.

DSGVO Maßnahmenplan und Vorlagen

Es gibt zwar die eine oder andere Erleichterung für Kleinstunternehmen und Einzelunternehmer, aber trotzdem gibt es einiges zu tun. Wenn Sie die bislang gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vorgesehenen Regelungen schon umgesetzt haben, über ein Qualitätsmanagement verfügen oder gar ISO-zertifiziert sind, dann haben Sie schon eine recht gute Basis, die Sie jetzt „nur“ noch um die speziellen Vorgaben der DSGVO ergänzen müssen. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass viele Unternehmen – gerade auch viele Kleinunternehmer – sich bislang zwar an Datenschutzregeln gehalten haben, dies aber wenig bis gar nicht dokumentiert ist.

Leider ist es so, dass es nach Maßgabe der DSGVO nicht mehr ausreicht, Datenschutz im Unternehmen umzusetzen, im Zweifel muss hierüber auch ein tauglicher Nachweis erbracht werden können. Und dies geschieht idealerweise mit Hilfe einer entsprechenden Dokumentation, sozusagen einem ausführlichen und aktuellen „Datenschutzhandbuch“.

Auch wenn die Zeit knapp ist und Sie vielleicht nicht mehr bis zum 25. Mai alle erforderlichen Unterlagen zusammenstellen können – es ist auf jeden Fall besser, mit dem Projekt DSGVO erst halb fertig zu sein, als zugeben zu müssen, dass man noch nicht einmal damit begonnen hat. Deshalb zeigen Lexware Ihnen, welche Schritte Sie als Kleinunternehmer auf jeden Fall so bald wie möglich angehen sollten.

Hierzu gehören:

  1. Verantwortung verteilen
  2. Analyse des eigenen Kleinunternehmens
  3. DSGVO-Maßnahmen mit Außenwirkung überprüfen
  4. Interne Abläufe auf dem neusten Stand bringen 

    Lesen Sie hierzu weiter direkt bei Lexware!

    DSGVO-Massnahmenplan

Empfehlenswert auch die IHK Köln DSGVO.

Hinweise, Arbeitshilfen und Checklisten

  1. Verarbeitungsverzeichnis
    Im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen Sie alle Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens dokumentieren, mit denen Sie personenbezogene Daten Ihrer Kunden, Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Geschäftspartner etc. verarbeiten. Auf Basis der Lexware Vorlage können Sie Ihr individuelles Verarbeitungsverzeichnis erstellen.Lexware_Muster_Verarbeitungsverzeichnis
  2. Muster-Datenschutzhinweise
    Jeder Person, deren Daten Sie erheben, müssen Sie beim Erstkontakt bestimmte Pflichtinformationen an die Hand geben. Die Lexware Vorlage für die Datenschutzhinweise können Sie z.B. als PDF-Datei per E-Mail verschicken oder Sie können im Telefonat darauf verweisen.Lexware_Muster_Datenschutzhinweise
  3. Muster-Anschreiben Auskunftsanfrage
    Jeder, dessen personenbezogene Daten Sie verarbeiten, hat einen Anspruch auf Auskunft darüber, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben. Mit Hilfe der Lexware Vorlage können Sie auf solche Anfragen korrekt reagieren.Lexware_Musterschreiben_Auskunftsanfrage
  4. Muster-Verpflichtungserklärung Mitarbeiter
    Bisher mussten Sie Ihre Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichten, mit Einführung der DSGVO entfällt diese Pflicht. Stattdessen sollten Sie alle Mitarbeiter nun eine Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit unterzeichnen lassen. Hierfür können Sie die Lexware Vorlage nutzen.Lexware_Muster_Verpflichtungserklaerung_Vertraulichkeit
  5. Tabelle der deutschen Aufsichtsbehörden für Datenschutz
    Ansprechpartner in Bezug auf die DSGVO sind die „Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit“ sowie die Aufsichtsbehörden der Bundesländer. Die Adressen und Kontaktdaten der Behörden finden Sie in dieser Übersicht.Tabelle_Aufsichtsbehoerden_Datenschutz_230318_3

Mit besten Grüßen

Alexander Dilly

Erfolgsbüro
Lexware Gold Partner / Cobra Sales Partner
Zülpicher Str. 305
50937 Köln

 

 

 

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