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27 Jun 2018

Umsetzung der DSGVO in der Lexware Warenwirtschaft

Umsetzung der DSGVO in der Lexware Warenwirtschaft

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU gilt für Unternehmen aller Branchen und Größen. Hier erfahren Sie, welche der neuen Regelungen für Ihre Lexware Produkte wichtig sind und wie sie konkret umgesetzt werden. Details zur Umsetzung der Vorgaben in den einzelnen Programmen finden Sie in der jeweiligen Produkt-Hilfe. Natürlich müssen Sie bei der Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen weitere Punkte beachten.

Unter dem Menüpunkt Extras > Datenschutz finden Sie sechs Unterpunkte zum Datenschutz für Ihre Lexware Software. Diese sind wie folgt:

Abbildung 1

Auskunftspflicht

Ein wichtiger Aspekt der DSGVO sind die Rechte von Betroffenen, also der Personen, deren Daten Sie in Ihrem Unternehmen verarbeiten. Egal ob Kunde, Interessent, Lieferant oder Mitarbeiter – jeder hat künftig das Recht, Auskunft von Ihnen darüber zu erhalten, ob Sie personenbezogene Daten von ihm verarbeiten, und wenn ja, welche das sind und wofür die Daten verwendet werden. Die Reaktion auf eine Auskunftsanfrage muss gemäß DSGVO „unverzüglich“ erfolgen, d.h. so schnell wie möglich, spätestens aber innerhalb eines Monats. Damit Sie hierbei keine Zeit verlieren, bieten Ihre Lexware Produkte Ihnen die Möglichkeit, alle über eine Person im Programm gesammelten personenbezogenen Daten als RTF-Datei zu speichern und dem Betroffenen zu übermitteln.

Lösung in Lexware

Ihre Auskunftspflicht können Sie nachkommen, wenn Sie in der Kundenübersicht den Kunden auswählen der eine Auskunft nach DSGVO haben will und mit der rechten Maustaste „Auskunft erteilen“ ausführen.

Daten löschen und sperren

Ein weiteres zentrales Recht, welches dem Betroffenen laut DSGVO zusteht, ist das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“, das auch oft verkürzt als „Recht auf Vergessen“ bezeichnet wird. Dieses Recht erlaubt es der betroffenen Person, von Ihnen die Löschung aller personenbezogenen Daten zu verlangen, die Sie von ihr gesammelt haben. Diese Daten müssen Sie auch löschen, wenn sie für die Zwecke, zu denen sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder wenn der Betroffene eine zuvor abgegebene Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt. Ihre Lexware Programme bieten Ihnen diese Möglichkeit.

Neu an der Regelung ist, dass Sie nicht nur die Daten löschen müssen, sondern auch Dritte über die Löschung informieren müssen, falls Sie die Daten weitergegeben haben. Der beteiligte Dritte muss dann ebenfalls die personenbezogenen Daten des Betroffenen sowie alle Kopien und Links darauf löschen. Durch diese Regelung soll dem Recht auf Vergessenwerden besonders im Internet (z.B. bei Suchmaschinen) mehr Geltung verschafft werden.

Stehen einer Löschung die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegen (z.B. bei einer Rechnung), dann müssen Sie die Daten nicht löschen. Bis zum Ablauf der Fristen sind die zu löschenden Daten für weitere Verwendungen allerdings zu sperren. Die Anwender dürfen also nicht mehr darauf zugreifen können. Diese Sperrung ist in Ihren Lexware Produkten nun möglich.

Abbildung 2

Lösung in Lexware

Ihre Löschpflicht können Sie nachkommen, wenn Sie in der Kundenübersicht den Kunden auswählen und „Löschen“ ausführen. Bei gesperrten Kunden werden diese nicht mehr angezeigt. Über die Abbildung 1 können gesperrte Kunden aufgerufen werden und dort auch wieder entsperrt werden.

Datenrücksicherung

Darüber hinaus weist Ihre Software Sie künftig darauf hin, wenn durch das Durchführen einer Rücksicherung (Backup) möglicherweise zuvor im Programm gelöschte oder gesperrte Daten jetzt wieder verfügbar sind.

Abbildung 3

Für Fragen rund um den Datenschutz in Lexware können Sie uns gerne unter 0221 / 9418882 ansprechen.

Wir wünschen Ihnen ein schönes Wochenende.

Herzliche Grüße

Alexander Dilly & Handan Kici

 

Erfolgsbüro
Lexware Gold Partner / Cobra Sales Partner
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