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5 Mrz 2018

Was, wenn der Chef oder ein wichtiger Mitarbeiter plötzlich ausfällt?

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Was, wenn der Chef oder ein wichtiger Mitarbeiter plötzlich ausfällt?

Wenn der Chef in einem kleinen Unternehmen von heute auf morgen ausfällt, kann das für die Firma schnell zur existenziellen Krise werden. Ein betrieblicher Notfallkoffer sorgt vor.

Das gleiche gilt auch für wichtige Mitarbeiter in Schlüsselpositionen in der Produktion, Vertrieb oder Buchhaltung. Eventuell sind diesen nur die Passwörter und Unterlagen zu wichtigen Prozessen bekannt.

Et hätt noch emmer joot jejange. Dieser ur kölsche Spruch ist zwar schön, aber im Falle eines Unternehmens egal welcher Größe fahrlässig!

Zeitlich gesehen ist es nicht nur in der Gründungs- und Wachstumsphase von höchster Notwendigkeit Vorkehrungen zu treffen, wenn wichtige Entscheidungsträger eines Unternehmens ausfallen, sondern jederzeit sich dazu sensibilisieren, sich Gedanken über den Ernstfall zu machen.

Ich habe Ihnen hier eine Sammlung von externen Informationen zusammengetragen, die sehr sinnvoll sind.

(Quelle:Fotolia)

Hierzu sind zwei von immenser Wichtigkeit:

  1. Festlegen von Vertretern (intern oder extern)
  2. Erstellen eines Notfallkoffers

Festlegen von Vertretern:

  • Benennen Sie Personen, die im Notfall die Geschäftsführung übernehmen sollen.
  • Legen Sie Vertreter Regeln für wichtige Mitarbeiter fest, die über die Vorgänge genau Bescheid wissen.
  • Sprechen Sie vor dem Eintritt eines Notfalles externe Firmen (Steuerberater, IT-Systemhäuser, Unternehmensberater) an, wie und was im Fall des Falles zu tun ist.
    • Wir persönlich können in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater für eine Zeit Ihre Buchhaltung und Lohnabrechnung übernehmen
    • Sprechen Sie uns einfach an, wir können Ihre Abrechnung die Sie mit Lexware erstellen, übernehmen!

(Quelle: Fotolia)

Erstellen eines Notfallkoffers

Das gehört in den Notfallkoffer (aus www.greunderszene.de):

  • Wichtige Informationen, die ein Nachfolger oder Vertreter wissen muss. Dazu zählen zum Beispiel auch geheime Rezepturen, Zugangsdaten zu Quellcodes und Herstellungshinweise für Produkte
  • Strategische Handlungsanweisungen und Verfahrensbeschreibungen für den Notfall
  • Benennung von strategischen Dienstleistern/Lieferanten
  • Benennen Sie Personen, die im Notfall die Geschäftsführung übernehmen sollen
  • aktueller Gesellschaftervertrag
  • Passwörter und PIN-Codes zu allen relevanten Unternehmensinformationen
  • Schlüssel, z. B. für Firmengebäude, Tresore oder Fahrzeuge
  • Testament
  • Gehaltslisten, Verträge mit Angestellten
  • alle relevanten Verträge und Vereinbarungen mit Lieferanten und Kunden
  • wichtige Adressen, z.B. von wichtigen Kunden
  • Vermögensaufstellung
  • BWA
  • Bilanzen der letzten Jahre
  • Steuerunterlagen inkl. Kontaktdaten Steuerberater/Buchhaltungsbüro
  • Liste der Bankverbindungen und Konten einschließlich der Zugangsdaten und Bankkartengeheimzahl inkl. persönlicher Bankberater
  • Kreditverträge
  • Auflistung betrieblicher Versicherungen, Versicherungspolicen
  • Softwarelizenzen
  • Weitere relevante Dokumente und behördliche Unterlagen
  • Unterlagen zu rechtlichen Auseinandersetzungen
  • Wichtige Verträge
  • Handelsregisterauszug
  • Gewerbeanmeldung
  • Businessplan
  • Konzessionen
  • Patente
  • Grundbuchauszug
  • Miet- oder Leasingverträge
  • Vollmachten
  • Private Vollmachten: Patientenverfügung
  • Geschäftliche Vollmachten: Prokura
  • Bankvollmachten
  • Postvollmachten

(Quelle: Fotolia)

Weitere Infos für Sie:

Ein interessantes Interview Nachfolgeberater Nils Koerber aus Bremen auf Impulse.de finden Sie hier:

https://www.impulse.de/management/unternehmensfuehrung/notfallkoffer-unternehmen/2106175.html

 

Diese Links sind auch interessant:

https://www.gruenderszene.de/allgemein/der-notfall-koffer-was-tun-wenn-der-unternehmer-ausfallt

https://www.wuppertal.ihk24.de/blob/wihk24/starthilfe/downloads/1408448/ad199fd59379544512f1d4d10363096a/Stoerfallvorsorge_und_Zukunftssicherung_fuer_das_mittelstaendis-data.pdf

 

Mit besten Grüßen

Alexander Dilly und Handan Kici

Erfolgsbüro
Lexware Gold Partner / Cobra Sales Partner
Zülpicher Str. 305
50937 Köln